La Mac viene con muchas aplicaciones que puede usar para crear y administrar eventos, aunque también hay mejores aplicaciones de terceros. Te mostramos cómo hacer que cualquier evento suceda con tu Mac.
Talleres, bodas, fiestas o una semana de rodaje in situ de una película, no importa cuál sea el evento. Todo lo que necesita para organizar tiene los mismos elementos centrales, incluso si los detalles varían mucho, y la Mac está diseñada para hacerlo todo.
Y es aún más adecuado cuando también usa el iPhone y el iPad.
Si es un planificador de eventos a tiempo completo, hay servicios en línea como eventleaf cuyo objetivo es proporcionar todo lo que necesita en un solo paquete. La conveniencia es tener una herramienta, pero hay inconvenientes.
Por ejemplo, si no le gusta una parte particular de un servicio determinado, no puede cambiarla por otra diferente. Además, por supuesto, los servicios en línea cobran y hay formas de hacer este trabajo con lo que viene en su Mac.
No harás eso. Existen aplicaciones alternativas de terceros que se adaptan mucho mejor a los diferentes trabajos de planificación de eventos, pero usted podría hacerlo.
Y puede elegir cuándo necesita comprar cada nuevo bit a medida que avanza en su evento.
Los elementos de la planificación de eventos.
Cualquier evento de cualquier tipo tendrá las mismas partes centrales.
- Fecha y hora
- Lugar (incluso en línea)
- asistentes
- Personas involucradas en su elaboración.
- Materiales (presentaciones, catering)
- Costos
También habrá siempre algunas secuelas. Pero eso podría ser usted proporcionando informes financieros a los inversores, o podría ser la novia y el novio escribiendo notas de agradecimiento, en cuyo caso ese es su problema.
Aunque probablemente te preguntarán quién vino y quién crees que les dio esa salsera.
Cada uno de estos elementos debe configurarse y manejarse, y existen aplicaciones para Mac e iOS para cada uno de ellos. Y hay cierta superposición entre los diferentes elementos.
Lugar, fecha y hora
Sería tan bueno si esto fuera fácil. Usted quiere esta iglesia o ese salón de convenciones, en esta fecha, para tanta gente, y en este momento por tanto tiempo.
Pero los lugares se reservan y los eventos pueden tener números seriamente cambiantes. Así que su pequeña noche privada de micrófono abierto en la cafetería local puede vender tantos boletos que ahora se ve obligado a mirar el Radio City Music Hall.
O el lugar ideal con la capacidad adecuada, el mejor catering, el mejor sistema de audio de América del Norte y fácil acceso para sillas de ruedas, solo está disponible durante la misma semana que el evento de una empresa rival.
Además, los lugares son subjetivos. Puede especificar la capacidad y las opciones de catering que desee, aún puede encontrar que el lugar aparentemente ideal es simplemente horrible por alguna razón.
Entonces, sí, una aplicación de calendario le permitirá ingresar la hora y la ubicación, pero antes de llegar a esa etapa, necesita más. Depende de qué tan organizado sea, pero ese algo más que necesita podría ser una nota en Apple Notes o una hoja de cálculo en Numbers.
Una hoja de cálculo es mejor, ya sea ese el Números aplicación que ya está en tu Mac, o compras Microsoft Excel.
Con una hoja de cálculo, puede enumerar los lugares que está considerando y luego tener notas junto a cada uno con cifras como el costo y la capacidad, o intangibles como olor a gato. Además, puede realizar un seguimiento de si ha consultado, reservado, pagado un depósito o ha recibido una factura por el monto total.
Luego, puede usar el filtro para mostrarle solo, por ejemplo, lugares con capacidad para más de 50 personas, que cuestan menos de $200 y que usted ha estado viendo.
Asistentes
Está organizando este evento para sus asistentes, por lo que pensaría que podrían ser un poco más cooperativos. Pero no, invitarás a personas que nunca confirmaron su asistencia.
Del mismo modo, podría estar organizando este evento para una empresa que se olvida de informarle que ahora necesitará asientos para personas de su nueva sucursal de Scranton.
Sería una cosa si los asistentes significaran solo un número con el que tuvieras que lidiar, y en gran medida eso es todo lo que son. El número afecta la ubicación, la cantidad de asientos, la cantidad de catering que necesita, cuál será el costo de impresión para las tarjetas de identificación o las tarjetas de mesa de la boda.
Sin embargo, los asistentes no son números, son personas. Puede imaginar fácilmente los problemas con un evento de boda en el que sentarse con el tío Pat cerca del bar es prácticamente reservar una pelea a mitad de la noche.
Sin embargo, incluso con eventos corporativos en los que las personas pueden ser extraños, todavía puede haber una jerarquía que no significa nada para usted, pero lo es todo para ellos. Por lo tanto, no intente bloquear el plan de asientos de manera demasiado rígida.
Invitar a personas y hacer un seguimiento de las respuestas
Realmente lo que le gustaría aquí es una aplicación completa de gestión de relaciones con los clientes (CRM), como Daylite, y el tiempo para aprender a usar esta aplicación de $40/mes. Sin embargo, hay un beneficio en apegarse a lo que sabe, como la propia aplicación Contactos de Mac.
Sin embargo, busca un término medio y Cardhop. Esta aplicación para Mac e iOS también es una aplicación de suscripción, pero cuesta $ 3.33 / mes, y eso también le brinda la aplicación Fantastical Calendar.
El beneficio de ambas aplicaciones es la velocidad.
Tal vez necesite que su cliente persiga al CEO que sigue sin responder a sus correos electrónicos. Abra Cardhop con solo presionar una tecla, escriba las palabras “Copiar correo electrónico del CEO” y listo.
Obtendrá una lista si hay más de una persona que coincida con “CEO”, pero cuando haya seleccionado la correcta, su dirección de correo electrónico estará en su portapapeles. Péguelo en un correo electrónico, en Mensajes, en cualquier lugar que desee, sin tener que profundizar en los detalles de los contactos.
De manera similar, una pulsación de tecla abre Fantastical y puede escribir las palabras “Ver McKenna’s en Maple Street, 1 p. m., dos semanas a partir del martes”. Las cifras fantásticas averiguan la fecha a la que te refieres, aparece.
Donde tendrá problemas, y donde podría querer pasar a aplicaciones y servicios como Daylite o Eventleaf, es hacer un seguimiento de quién ha sido invitado, quién ha respondido diciendo que sí, etc.
Ni Cardhop ni los propios Contactos de Apple te permiten etiquetar a alguien como si viniera o no. Sin embargo, ambos tienen campos de notas en los que se pueden buscar, y ambos le permiten crear grupos inteligentes.
Así que podrías tener un grupo que contenga a todos los que tienen la palabra “Sí” en sus notas, u otro que tenga “No”. O el grupo inteligente sin duda más grande para las personas que son “Quizás”.
Hay una posibilidad más, que incluso podría ser gratuita dependiendo del número de asistentes con los que estés tratando. Mailchimp está diseñado para enviar correos electrónicos de marketing, pero como parte de eso, tiene una muy buena gestión de listas.
Puede ingresar los detalles de todos, pero luego definir grupos cada vez más precisos. Entonces terminas con la capacidad de ver una lista de, digamos, todos los invitados de Inglaterra que aún no han respondido, y por los que estás lo suficientemente molesto como para perseguirlos.
Materiales (presentaciones, catering) y costos
Siempre tendrás un presupuesto, ya sea grande o pequeño. Pero compruebe si tiene que obtener una confirmación antes de gastar nada.
Es bastante común que pueda gastar lo que necesite del presupuesto, hasta una cantidad específica. Sólo asegúrese de saber de antemano.
Entonces, no es probable que este sea el tipo de proyecto en el que siempre necesitará prácticas contables detalladas, pero siempre necesitará que guarde los recibos.
Sin embargo, es fácil pasar por alto el impacto de un gasto excesivo en un área, especialmente con un presupuesto ajustado. Y nunca más que cuando piensa principalmente en el lado editorial del evento, los oradores invitados, sus diapositivas, etc.
Tendrá que decidir si involucrar a un contador. Pero si no es obvio desde el principio que lo hará, mantenga registros muy regulares y tenga reuniones muy regulares. Informarle a un cliente sobre a dónde va el dinero lo ayudará.
Personas involucradas en la realización del evento.
Si el evento es usted más todos los asistentes, entonces estará ocupado. Pero en este caso realmente estás trabajando para ti mismo, así que lo que sea que necesites para hacer algo es lo que tienes que hacer.
Sin embargo, no trate de mantener todo esto en su cabeza. Obtén una aplicación To Do, y una poderosa. Hay Recordatorios de Apple y está subestimado, pero cuando estás produciendo un evento, necesitas algo mejor.
OmniFocus ($50) y Things ($ 50) son las aplicaciones de To Do de peso pesado en Mac, iPhone y iPad. Si tiene tiempo, obtenga las versiones de prueba de cada una y pruébelas para ver cuál le conviene.
No cambies tu aplicación To Do en medio de la producción del evento. A menos que las cosas se expandan repentinamente y en lugar de trabajar solo, ahora tenga personal.
El personal tiene que ser pagado, que es otra razón para conseguir un contador. Pero desde la perspectiva de obtener ayuda para lograr su proyecto, el mayor problema es que debe poder delegarles el trabajo.
Suponiendo que sepa que pueden y lo harán, esto se convierte en una cuestión de encontrar qué elementos de la producción del evento puede interrumpir para dárselos. También es una cuestión de cómo sabes cuándo lo han hecho.
Además, si puede dividir el evento en tareas individuales, entonces está la cuestión de cuándo se pueden realizar. Quizás el servicio de catering necesite los números finales para el martes, pero esos números finales dependen de si se concreta el acuerdo de Scranton.
Por lo tanto, puede asignar la pregunta de catering a una persona, pero él o ella no puede hacerlo hasta que alguien confirme el trato.
Cuando llega a este nivel de detalle, y cuando utiliza al menos esta cantidad de personas, necesita más que una aplicación de tareas pendientes.
Aplicaciones de gestión de proyectos
Ganas mucha complejidad la primera vez que pasas a la aplicación de gestión de proyectos (PM). Sin embargo, también puede obtener un viaje más tranquilo con este problema de repartir las tareas a las personas cuando estén listas.
Las aplicaciones de PM manejan dependencias, cuando esta tarea depende de que se termine, por ejemplo.
También pueden hacer una gestión muy compleja de los recursos. Digamos que su cliente ve que necesita ayuda y consigue que un miembro del personal le quite algunas tareas de las manos. Pero ese miembro del personal solo está aquí los lunes y jueves por la mañana.
Cualquier aplicación PM se encargará de eso.
Si está realizando un evento, o si es pequeño, es posible que las aplicaciones de PM sean demasiado complejas para recogerlas lo suficientemente rápido. Y ciertamente son exagerados.
Pero echa un vistazo a OmniPlan. Disponible como compra única de $200 o como suscripción desde $20 al mes, OmniPlan es una aplicación de gestión de proyectos para Mac, iPad y iPhone.
También hay una prueba gratuita, pero asegúrese de obtenerla cuando tenga tiempo. No tome ninguna aplicación de PM cuando ya tenga tres semanas en un evento de cuatro meses.
Las secuelas
Cada evento tiene sus secuelas y cada evento tiene consecuencias. Además, cada evento necesita un remate, ya sean las notas de agradecimiento o el pago de su personal.
Todas las aplicaciones mencionadas aquí ayudarán con todo eso. Y todas las aplicaciones también son adictivas.
Produzca una boda usando todo esto, y también tendrá ganas de organizar el baby shower después.
